Polonya’da uygulanan Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF) uygulamasının ilk aşaması, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler) tarafından veri güvenliği, sistem kesintileri ve yeni prosedürlerden kaynaklanan hatalar konusunda endişelere yol açtı. Bazı firmalar, sistemin getirdiği kağıtsız fatura ve süreç otomasyonu avantajlarını görürken, yapılan araştırmalar genel olarak olumsuz bir ilk izlenim ortaya koyuyor. IFIRMA ve Grant Thornton tarafından gerçekleştirilen araştırmalar, KSeF’e hazırlık düzeyinin ve sistemin faydaları ile dezavantajları hakkındaki görüşlerin çeşitliliğini gösteriyor.
KSeF Uygulaması ve Kapsamı
Polonya’da bazı işletmeler 1 Şubat 2026 tarihinden itibaren Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF) üzerinden yapılandırılmış fatura düzenlemekle yükümlü hale geldi. Bu yükümlülük, 2024 yılında KDV dahil 200 milyon PLN’yi aşan satışlara sahip işletmeleri kapsıyor. 1 Nisan 2026 tarihinden itibaren ise bu zorunluluk diğer işletmeleri de kapsayacak. Ancak, aylık KDV dahil fatura tutarı 10 bin PLN’yi geçmeyen mikro işletmeler, 1 Ocak 2027 tarihinden itibaren KSeF kullanmaya başlayacak. Bu düzenleme, fatura gönderme işlemini kapsamakla birlikte, tüm işletmelerin büyük firmalardan gelen yapılandırılmış faturaları KSeF üzerinden alması gerekiyor.
Küçük İşletmelerin KSeF Kullanım Düzeyi ve Endişeleri
IFIRMA tarafından yapılan bir araştırmaya göre, küçük ve mikro işletme sahiplerinin %80’inden fazlası (319 işletme arasında) Ulusal e-Fatura Sistemi ile temas kurdu. Ancak, sadece yaklaşık %18’i günlük fatura düzenleme süreçlerinde KSeF’i kullanıyor. Araştırma, ilk deneyimlerin olumlu olmadığını gösteriyor. Anket katılımcılarının yaklaşık %45’i, KSeF’in ilk aşamasını olumsuz olarak değerlendiriyor (%36’sı “çok kötü” olarak). Katılımcıların yarısından fazlası, KSeF’in tam olarak uygulanması zorunluluğunun ertelenmesi veya hafifletilmesi yönünde görüş belirtiyor.
KSeF’in Karşılaştığı Sorunlar
IFIRMA araştırmasına katılan işletmeler, sistemin ilk aşamasını olumsuz değerlendiriyor. Bu durumun temelinde, sistemin ilk ayındaki deneyimlerden kaynaklanan sorunlar yatıyor. İşletmeler, araştırmada en sık teknik sorunları (%21,3) ve ek işlemler yapma gerekliliğini (%19,5) işaret etti. Ayrıca, Maliye Bakanlığı’nın kılavuzlarındaki eksiklikler veya belirsizlikler, yetkilendirme, sertifikalar ve onay süreçlerindeki zorluklar ve belge işleme süreçlerindeki gecikmelerden de şikayet edildi.
Veri Güvenliği ve Sistem Kesintileri Hakkındaki Endişeler
İşletmeler, KSeF’in uygulanmasından önce olduğu gibi, veri güvenliği (%22), sistem kesintileri (%20) ve yeni prosedürlerden kaynaklanan hatalar (%20) konusunda endişelerini sürdürüyor. IFIRMA’nın uzmanlarından Joanna Łuksza, ilk deneyimlerle birlikte endişelerin hazırlık ve varsayımsal senaryolar aşamasından sistemin pratik uygulamasına kaydığını belirtiyor.
KSeF’e Hazırlık Düzeyi ve Avantajları
Grant Thornton tarafından Mart 2026’da yapılan bir araştırma, 150 işletme arasında gerçekleştirildi ve katılımcıların %38’i KSeF kullanma zorunluluğuna sahip. Araştırma, işletmelerin KSeF’e hazırlık düzeyini nispeten iyi olarak değerlendirdiğini gösteriyor. Firmaların %77’si, KSeF’i kullanmaya hazır olduklarını belirtiyor. Katılımcıların %18’i tamamen hazır olduğunu, %59’u ise bazı alanlarda iyileştirme gerektiğini ifade ediyor. Araştırmaya katılan işletmelerin küçük bir yüzdesi (%11) hazırlık düzeyini düşük veya çok düşük olarak değerlendirirken, sadece %1’i herhangi bir hazırlık faaliyeti yürütmediğini belirtiyor.
KSeF’in Sağladığı Faydalar ve Dezavantajları
Grant Thornton tarafından yapılan araştırmaya katılan işletmeler, KSeF kullanımının bazı faydalarını görüyor. En büyük avantajlar arasında kağıt faturaların saklanmasından vazgeçilmesi ve süreçlerin daha fazla otomatikleştirilmesi yer alıyor. Katılımcıların yaklaşık dörtte biri bu faydaları vurgularken, biraz daha azı (%22) faturalara sürekli erişim imkanı olduğunu belirtiyor. Diğer avantajlar arasında insan hatalarının azaltılması ve belge akışının iyileştirilmesi (katılımcıların onda biri tarafından belirtilen) yer alıyor.
Ancak, işletmeler sistemin bazı dezavantajlarını da tespit ediyor. Kullanıcılar için en can sıkıcı sorun, yeni faturalar hakkında bildirim alınmaması oldu. Katılımcıların yaklaşık dörtte biri bu sorunu işaret etti. Beşte biri ise fatura düzenlemeden önce önizleme imkanı olmamasına dikkat çekti. Üçüncü sırada ise sistemin kararlılığıyla ilgili sorunlar, aşırı yüklenme ve ara sıra yaşanan arızalar yer alıyor (katılımcıların %18’i tarafından belirtilen).
Araştırmada ayrıca, yetersiz teknik destek (%14), veri güvenliğiyle ilgili endişeler (%10) ve KSeF’te mevcut fatura türlerinin sınırlılığı (%9) gibi konulara da değinildi. Grant Thornton, sistemin piyasada yaygın olarak kullanılan fatura proforma gibi çözümleri kabul etmediğini ve bunun mevcut sözleşmelerin değiştirilmesini gerektirebileceğini belirtti. Ayrıca, katılımcıların küçük bir yüzdesi (%5) giriş formlarıyla ilgili sorunlar yaşadı. Bu durumun, KSeF’in ilk haftalarında yaşanan Güvenilir Profil arızalarından kaynaklanabileceği ifade edildi.
Kaynak : GazetaPrawna
