Polonya Bakanlar Kurulu, ticaret şirketlerinde elektronik iletişimin kullanımını kolaylaştırmayı hedefleyen yeni bir yasa değişikliği tasarısını kabul etti. Hükümet sözcüsü Bakan Adam Szłapka tarafından yapılan açıklamaya göre, söz konusu düzenleme şirket içi süreçlerde bürokrasiyi azaltmayı amaçlıyor. Özellikle ortaklar kurulu bildirimleri ve vekalet süreçlerinde dijital araçların kullanımına olanak tanıyan tasarı, şirketler hukukundaki formaliteleri deregülasyon yoluyla sadeleştirmeyi öngörüyor.
Elektronik İletişimde Bürokrasinin Azaltılması
Hükümet tarafından Salı günü kabul edilen yasa tasarısı, ticaret şirketlerinde elektronik iletişimin kullanımını basitleştirmeyi hedefliyor. Mevcut düzenlemeler uyarınca, ortaklar kurulu toplantılarına ilişkin bildirimlerin elektronik yolla gönderilebilmesi için ortağın yazılı rızası şart koşuluyordu. Bu durum, ıslak imza veya nitelikli imza gerektiren ayrı bir belge düzenlenmesini zorunlu kılarak operasyonel süreçlerde formalite yükü oluşturuyordu.
Yeni düzenleme ile bu şart, belge formunda bir rıza beyanı ile değiştiriliyor. Hukuki açıdan bu, kişinin kimliğinin doğrulanabildiği her türlü kayıtlı formatın (e-posta veya PDF dosyası gibi) yeterli olacağı anlamına geliyor. Toplantı bildirimleri yine iadeli taahhütlü posta veya kurye ile gönderilmeye devam edebilecek ancak ortak, önceden belge formunda rıza göstermiş ve iletişim adresini belirtmişse bildirimler elektronik posta yoluyla da iletilebilecektir.
Dijital Vekalet Süreçleri ve Basitleştirme
Tasarı, limitet şirketlerde ortaklar kurulu toplantılarına katılım için verilen vekaletnamelerle ilgili kuralları da yeniden düzenliyor. Adalet Bakanlığı, mevcut mevzuattaki “yazılı biçimde sunulmadığı takdirde geçersiz sayılma” kuralının fazla katı olduğunu değerlendiriyor. Bu nedenle, şirket esas sözleşmesinde daha ağır şartlar öngörülmediği sürece, vekaletnamelerin belge formunda düzenlenebilmesinin önü açılıyor.
Aynı kolaylık, basit anonim şirketler için de geçerli kılınıyor. Bu şirket türlerinde de vekaletnameler, şirket sözleşmesinde aksi bir hüküm bulunmadıkça belge formunda verilebilecek. Ayrıca, vekaletnamenin bir kopyasının toplantı tutanak defterine eklenmesi zorunlu olacak.
Kaynak : GazetaPrawna
