Geleneksel resmi yazışmaların yerini alan e-Tebligat sistemi, Polonya’daki kamu idaresi ile işletmeler arasındaki iletişimi dijital bir modele taşımaktadır. Limited şirketler (Spółka z o.o.) için e-Tebligat adresi edinmek artık bir eğilim değil, uyulması zorunlu bir standart haline gelmiştir. Bu zorunluluk, yasal düzenlemelerle belirlenmiş olup, şirketin kuruluş tarihine göre farklı başlangıç tarihlerine sahiptir: 1 Ocak 2025’ten önce kurulanlar için 1 Nisan 2025, bu tarihten sonra kurulanlar için ise tescil anından itibaren geçerlidir. E-Tebligat adresi edinilmemesi durumunda, yazışmaların şirketin bilgisi dışında bile yasal olarak teslim edilmiş sayılması gibi ciddi hukuki sonuçlar ortaya çıkabilir.
E-Tebligat Nedir?
e-Tebligat, kamu idaresi ile işletmeler, kamu tüzel kişilikleri ve gelecekte işletmeler arasında güvenli ve resmi olarak geçerli yazışmaların iletilmesini sağlayan teleinformatik bir sistemdir. Bu sistem, dijitalleşme sürecinin bir parçası olarak geleneksel posta yazışmalarının yerini almakta ve şirketlerin iç süreçlerini buna göre uyarlamasını zorunlu kılmaktadır.
Elektronik Tebligat Adresi (ADE) Nedir?
Elektronik Tebligat Adresi’nin (ADE) tanımı, Elektronik Tebligat Yasası’nın 2. maddesinin 1. fıkrasında açıkça belirtilmiştir. Bu hükme göre, ADE, kamu veya nitelikli kayıtlı elektronik tebligat hizmetinden (veya hibrit hizmetten) yararlanan bir kuruluşa atanan, gönderici veya alıcının kimliğinin net bir şekilde belirlenmesini sağlayan elektronik bir adrestir. Dolayısıyla ADE, sıradan bir e-posta adresi olmayıp, e-Tebligat sisteminde işleyen, tarafların kimliğine dair kesinlik sağlayan ve tebligatın hukuki sonuçlarını doğuran resmi bir iletişim kanalıdır.
E-Tebligatta Elektronik Belge Nedir?
Elektronik belgenin tanımı ise Elektronik Tebligat Yasası’nın 2. maddesinin 2. fıkrasından kaynaklanmakta olup, eIDAS tüzüğünün 3. maddesinin 35. fıkrasına atıfta bulunmaktadır. Bu hükümlere göre, elektronik belge, özellikle metin, ses kaydı, görsel veya işitsel-görsel olmak üzere elektronik biçimde saklanan her türlü içeriği ifade eder. Uygulamada bu, e-Tebligat sisteminde, bu iletişim biçimi için öngörülen resmi gereklilikleri karşıladığı sürece, çeşitli dosya ve dijital içeriklerin teslim edilebileceği anlamına gelir.
Limited Şirketler İçin E-Tebligat Adresi Zorunlu mu?
Limited şirketler için e-Tebligat adresi bulundurma yasal bir zorunluluktur. Bu durum, Elektronik Tebligat Yasası’nın hükümlerinden, özellikle 9. maddesinin 1. fıkrasının 8. bendinden açıkça anlaşılmaktadır. Söz konusu maddeye göre, 20 Ağustos 1997 tarihli Ulusal Mahkeme Sicili (Krajowy Rejestr Sądowy – KRS) Yasası’nın 1. maddesinin 2. fıkrasının 1. bendinde belirtilen şirketler siciline kayıtlı tüm kamu dışı tüzel kişiler bu yükümlülüğe tabidir. Uygulamada bu, KRS işletme siciline kayıtlı tüm tüzel kişilerin, açıkça limited şirketler de dahil olmak üzere, bu zorunluluğa tabi olduğu anlamına gelir.
Limited Şirketler İçin E-Tebligat Adresi Zorunluluğu Ne Zaman Başlıyor?
KRS’ye kayıtlı şirketler (limited şirketler dahil) için iki ana tarih önemlidir:
1. 1 Ocak 2025’ten Önce Kayıtlı Şirketler
E-Tebligat adresi bulundurma yükümlülüğü: 1 Nisan 2025’ten itibaren.
2. 1 Ocak 2025’ten İtibaren Kayıtlı Şirketler
Yükümlülük, şirketin tescil edildiği anda başlar.
Uygulamada bu, mevcut şirketlerin bir geçiş süresi içinde uyum sağlaması, yeni kurulan şirketlerin ise e-Tebligat süreçlerini tescil aşamasında zaten dikkate alması gerektiği anlamına gelmektedir.
Limited Şirketler İçin E-Tebligat Adresi Nasıl Oluşturulur?
Limited şirketler için e-Tebligat adresi oluşturma süreci tamamen elektronik ortamda gerçekleşir ve kural olarak resmi bir kuruma fiziksel ziyaret gerektirmez. Süreç, şirketin yeni kurulmasına veya halihazırda mevcut olmasına bağlı olarak başvuru şekli açısından farklılık gösterir. KRS’ye kayıtlı şirketler için iki temel yöntem mevcuttur: ayrı bir adres oluşturma başvurusu veya KRS kaydındaki değişiklik vesilesiyle e-Tebligat verilerinin belirtilmesi. Şirketin işleyiş şekline bağlı olarak başvuru, “geleneksel” veya noter aracılığıyla tescil edilen şirketler için Mahkeme Sicilleri Portalı (PRS) üzerinden ya da çevrimiçi olarak örnek sözleşme ile kurulan şirketler için S24 sistemi üzerinden sunulur.
Limited Şirketlerde E-Tebligat Adresini Kim Oluşturur?
E-Tebligat adresini tüzel kişilik olarak şirket oluşturur, ancak uygulamada başvuruyu şirketi temsil etmeye yetkili kişi yapar. Bu kişi genellikle limited şirketin yönetim kurulu üyesi, doğru şekilde yetkilendirilmiş bir vekil veya şirketi PRS veya S24 sistemlerinde tescil etmeye yetkili kişidir. Başvuru, özel olarak değil, şirketin adına yapıldığı için KRS’de açıklanan şirketi temsil etme yetkisine veya uygun bir vekaletnameye sahip bir kişi tarafından hareket edilmesini gerektirir. Bu durum, adres oluşturma işleminin yönetim kurulu veya onun adına hareket eden bir kişi tarafından gerçekleştirilen bir tescil işlemi olduğu anlamına gelir.
Limited Şirketlerin Tek E-Tebligat Adresi mi Var ve Bunu Kim Oluşturur?
Limited şirketler, kendilerine atanan tek bir e-Tebligat adresine sahiptir. Bu adresin oluşturulması ve bulundurulması yükümlülüğü, KRS’ye kayıtlı bir tüzel kişilik olarak şirketin kendisiyle ilgili olup, yönetim kurulu üyelerinin her biriyle ilgili değildir. Sonuç olarak, şirketin tek bir e-Tebligat kutusu (ADE) bulunur, yönetim kurulu üyeleri bunu bireysel olarak oluşturmaz ve kutuya erişim sistemde verilen roller ve yetkiler çerçevesinde gerçekleşir. Mevcut literatürde, 20.08.1997 tarihli Ulusal Mahkeme Sicili Yasası’nın (u.KRS) 1. maddesinin 2. fıkrasının 1. bendinde belirtilen işletme siciline kayıtlı kamu dışı tüzel kişilerin 8. maddede listelendiği belirtilmektedir. Bu düzenlemelerin hiçbirinde, bu tür bir tüzel kişiliğin organ üyelerinin, sermaye şirketinin yönetim kurulu üyeleri de dahil olmak üzere, bu tür bir adrese sahip olma zorunluluğu yoktur. Bu nedenle, e-Tebligat adresi KRS’ye kayıtlı şirket için gerekli olacak, yönetim kurulu üyeleri için değil. E-Tebligat kutusu için bir yönetici atanması zorunlu olacaktır (u.de. 19. maddesinin 1. fıkrası) (Bkz. LEX, QA 2766634, “Limited şirketlerin tek bir e-Tebligat adresi mi olacak, yoksa her yönetim kurulu üyesinin bunu bireysel olarak mı oluşturması gerekecek?” sorusuna verilen cevap, hazırlayan R. Kowalski, 15 Kasım 2024, cevap verildiği tarihteki hukuki durum geçerlidir).
E-Tebligat Adresi Oluşturma Prosedürü: Adım Adım
Adım I – Çevrimiçi Başvuru
Şirket, uygun sistem (PRS veya S24) aracılığıyla e-Tebligat adresi oluşturma başvurusunu yapar.
Adım II – Kutu Yöneticisinin Belirlenmesi
Başvuru, e-Tebligat kutusunun yönetiminden sorumlu kişi veya kişilerin (yöneticilerin) belirlenmesini gerektirir.
Adım III – Adresin Oluşturulması ve Aktivasyonu
Başvurunun olumlu doğrulanmasının ardından, elektronik tebligat adresinin oluşturulması ve sistemde etkinleştirilmesi sağlanır.
Adım IV – Elektronik Adresler Veritabanına (BAE) Kayıt
Adres, Elektronik Adresler Veritabanında (BAE) açıklanır, bu da ona resmi nitelik kazandırır ve hukuki işlemlerde kullanılmasını mümkün kılar.
Şirketin E-Tebligat Adresi Nasıl Bulunur?
İşletmeler (limited şirketler dahil) söz konusu olduğunda, e-Tebligat adresi sicilde açıklanır ve şu yollarla bulunabilir:
Ulusal Mahkeme Sicili (Krajowy Rejestr Sądowy) üzerinden, veya
E-Tebligat Adresi Bulunmamasının Sonuçları Nelerdir?
Limited şirket için e-Tebligat adresi bulunmaması, tebligatları engellemez; zira idari organlar, öngörülen usule uygun olarak yazışmaları etkin bir şekilde teslim etmeye devam eder ve sistemdeki verilere dayanır. Uygulamada bu, şunları ifade eder:
Şirketin yazıyla fiilen tanışıp tanışmadığına bakılmaksızın tebligatın geçerli sayılması,
Sonuç olarak, aktif bir adresin veya bu adresin işletilmemesi, hukuki sonuçlardan koruma sağlamaz; sözde “fiktif tebligat” prensibi işler.
Sonuç
Limited şirketlerin e-Tebligat adresi bulundurma zorunluluğu, geleceğe dair bir konu olmaktan çıkmış, işletmelerin mevcut işleyiş standardı haline gelmiştir. İş perspektifinden bakıldığında, e-Tebligat yalnızca bir yükümlülük değil, aynı zamanda idare ile iletişimin profesyonelleştirilmesinin de bir unsurudur. Bu uygulamanın, işletme faaliyetlerinin daha geniş bir dijitalleşme sürecinin bir parçası olarak değerlendirilmesi önem taşımaktadır.
Kaynak : GazetaPrawna
